10 begrotingstips voor grote transversale bovenlokale cultuurprojecten

Je project staat of valt met een goede begroting. Je idee kan nog zo sterk zijn, als je het niet vertaalt naar cijfers, loop je het risico je subsidie mis te lopen.

Een begroting is eigenlijk eenvoudig: je vertaalt je projectvoorstel naar cijfers. Het zet alle resultaten en activiteiten die je wil realiseren om in middelen.

Wat wil je doen? En wat heb je daarvoor nodig?

Denk aan:

• mensen (personeel of freelancers)
• materiaal en locaties
• werkingskosten en promotie
• andere kosten

Al die kosten zet je tegenover je inkomsten. Zo krijg je een overzicht van wat je project nodig heeft. 

Een eenvoudige begroting bestaat dus steeds uit inkomsten en uitgaven.

Een eenvoudige begroting bestaat dus uit een inkomstenzijde en een uitgavenzijde.

Vraag je subsidie aan? Dan moeten beide kanten gelijk zijn, in balans. Je maakt dus geen winst, maar ook geen verlies.

Veel sjablonen helpen je daarbij. Ze geven automatisch een foutmelding als je begroting niet klopt: wanneer de som van je inkomsten en uitgaven niet gelijk is aan 0.

Begroten doe je voor je volledige project en voor de volledige looptijd. Werk je over meerdere jaren? Maak dan eerst een begroting per jaar en cluster die nadien.

Een begroting blijft een inschatting. Maar hoe concreter en vollediger, hoe sterker je dossier.

Je werkt met een verplicht sjabloon. Toch begin je best in je eigen format. Zo behoud je overzicht. Werk per onderdeel van je project:

• fases (repetities, toonmomenten…)
• of activiteiten

Lijst al je mogelijke inkomsten op en zet in een kolom ernaast of eronder alle verwachte uitgaven. 

Daarna vertaal je alles naar de structuur van het sjabloon. Daarvoor cluster je per kostensoort. Welke clusters dat zijn, staat in het begrotingssjabloon. 

Subsidies vullen je budget aan. Ze dekken niet alles. Subsidies worden vaak gezien als deficitfinanciering. Ze helpen om je kosten te dragen. Er wordt van uitgegaan dat je inkomsten niet voor 100% uit de subsidie bestaan. 

Zorg dus voor extra inkomsten:

• eigen middelen
• bijdragen van partners
• ticketverkoop
• andere subsidies

Je maakt kosten op verschillende vlakken:

• personeel
• diensten (freelancers)
• materiaal
• transport
• andere

Je hoeft natuurlijk niet op elke cluster kosten te maken. Zet niet alles op één type kost. Bijvoorbeeld subsidies die enkel naar personeel vloeien. 

En kijk altijd of je begroting overeenkomt met wat je in je dossier beschrijft. Zorg dat alle acties die kosten met zich meebrengen (zoals bijvoorbeeld het organiseren van workshops door een freelancer) ook terug te vinden zijn in je begroting. 

Dien je een transversaal bovenlokaal cultuurproject in? Dan mag je pas kosten maken vanaf de officiële startdatum. Dien je bijvoorbeeld in op 15 mei, dan start je project ten vroegste op 1 januari van het volgende jaar.

Kosten buiten die periode tellen niet mee. Facturen van vóór of na je project worden niet aanvaard.

Is je project al gestart voor de toegelaten startdatum? Dan wordt je gehele project afgewezen.

Hoewel het combineren van verschillende overheidssubsidies (bijv. Europees, Vlaams, lokaal) vaak mag om projecten te versterken, hou je best rekening met het volgende:

Je mag een kost maar één keer indienen. Voor dezelfde kost meermaals subsidie ontvangen is niet toegestaan (dubbele financiering of cumulatie).

Werk je met meerdere subsidies? Dan moet je elke kost duidelijk toewijzen aan een aparte subsidie.

Je kan bijvoorbeeld:

• een personeelskost niet twee keer indienen
• dezelfde aankoop van materiaal niet bij verschillende subsidies zetten

Daarnaast mag de totale subsidie nooit hoger zijn dan je werkelijke kosten (dus niet meer dan 100%).

“In natura” betekent dat je iets bijdraagt zonder geldstroom. Het gaat dus om een niet-financiële inbreng. Denk aan het ter beschikking stellen van een ruimte, materiaal of personeel.

Die inbreng kan je niet opnemen als inkomsten in je begroting. Alleen effectieve betalingen of ontvangsten kan je opnemen bij de werkelijke uitgaven en inkomsten. Daarvoor moet een factuur, betaalbewijs of een ander verantwoordingsstuk beschikbaar zijn.

Je kan deze inbreng wel vermelden in je inhoudelijk dossier. Het is zelfs aangeraden om die zichtbaar te maken. Dat kan bijvoorbeeld door de reële kostprijs te vermelden. Denk aan een residentieplek met technische ondersteuning of gratis verkregen diensten of goederen.

Zo maak je duidelijk wat de werkelijke waarde van je project is.

Alle kosten moeten op naam van de aanvrager staan. Maken partners kosten? Dan moeten ze die doorfactureren naar de aanvrager.

Let daarbij ook goed op de btw:

• niet-btw-plichtige organisatie → bedragen inclusief btw (je kan geen btw recupereren)
• btw-plichtige organisatie → bedragen exclusief btw

Bespreek dit vooraf en maak duidelijke afspraken. Zeker wanneer btw-plichtige partners doorfactureren aan niet-btw-plichtige aanvragers. Win hiervoor advies in bij je boekhouder.

Leg zoveel mogelijk uit waar je cijfers vandaan komen. Baseer je daarbij op concrete loonberekeningen, offertes van freelancers, actuele prijzen, etc.

Vermijd schattingen en forfaitaire bedragen zonder onderbouw.

Zorg ook dat je kosten in verhouding staan tot je project. Te hoog of te laag inschatten werkt tegen je.

Leg op het einde je begroting nog eens naast je inhoudelijke projectplan. Klopt alles? Is alles wat in je project staat vertaald naar je begroting?

Laat je begroting ook eens nalezen door iemand anders. Begrijpt die het meteen? Dan zit je goed.