Privacyverklaring

Deze privacyverklaring regelt de verwerking van jouw persoonsgegevens van de vzw OP/TIL, gevestigd te Ravensteingalerij 50, 1000 Brussel en gekend in de KBO onder het nummer 02 670 06 70. 

Door je persoonsgegevens via onze website te verstrekken, contact met ons op te nemen via e-mail of telefoon, of door een vraag of klacht in te dienen, geef je aan kennis te hebben genomen van deze privacyverklaring.

OP/TIL verwerkt persoonsgegevens volgens de bepalingen van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG), en volgens de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Een persoonsgegeven is iedere informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon, zoals een naam, een e-mail of een postadres.

OP/TIL verwerkt voor haar opdracht de volgende persoonsgegevens van jou: 

• Deelnemergegevens: bij registratie op onze website, via één van de contactformulieren en deelname aan een vorming, workshop of een traject, verzamelen wij jouw naam en voornaam, de naam van jouw organisatie, je functie en btw-nummer, adresgegevens, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, eventueel bankrekeningnummer, eventueel foto’s en video’s, audio en tekst van interviews en quotes en alle andere gegevens die je ons vrijwillig overmaakt.
• Contactgegevens: als je ons belt of mailt, verzamelen wij jouw naam en voornaam, de naam van jouw organisatie, je functie en btw-nummer, adresgegevens, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, eventueel bankrekeningnummer en alle andere gegevens die je ons vrijwillig overmaakt.
• Projectgegevens: bij een goedkeuring van de projectsubsidie voor bovenlokale cultuurprojecten, verzamelen wij de aanvrager, postcode, gemeente, provincie, sector, contactpersoon en e-mailadres.
• Leveranciersgegevens: als je een (potentiële) leverancier bent, verzamelen we jouw naam, voornaam, btw-nummer, bankrekeningnummer en eventuele andere gegevens die je ons vrijwillig overmaakt.
• Sollicitatiegegevens: als je bij ons solliciteert, dan kunnen we jouw naam, voornaam, e-mailadres, adresgegevens, telefoonnummer, cv, motivatiebrief, foto en eventuele andere gegevens verzamelen die je ons vrijwillig overmaakt.
• Gegevens voor de nieuwsbrief: bij inschrijving op onze nieuwsbrief, verwerken we jouw naam, voornaam, e-mailadres, de naam van jouw organisatie, je functie, je sector.
• Cookies: telkens wanneer je naar onze website surft, kunnen we op basis van cookies en gelijkaardige technologieën verschillende persoonsgegevens over jou verzamelen, met name jouw IP-adres en surfgedrag. Meer informatie over de manier waarop wij cookies gebruiken, vind je in sectie 7 Cookies.

OP/TIL gebruikt jouw persoonsgegevens uitsluitend voor: 

• Deelnemersgegevens: de productionele uitvoering voor de deelname aan een vorming, workshop of een traject, met als rechtsgrond toestemming.
• Contactgegevens: het kunnen beantwoorden van de vraag die je gesteld hebt met als rechtsgrond het uitvoeren van een dienst waarom je verzocht hebt.
• Projectgegevens: voor het uitvoeren van analyses, met als rechtsgrond gerechtvaardigd belang.
• Leveranciersgegevens: om je een offerte-aanvraag toe te sturen, een bestelling te plaatsen, jouw facturen te betalen, met jou te communiceren en onze boekhouding te voeren, met als rechtsgrond de uitvoering van een overeenkomst met jou en omwille van onze wettelijke boekhoudige verplichtingen.
• Sollicitatiegegevens: om jouw sollicitatie te kunnen behandelen, met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang bij de sollicitatie zelf en jouw expliciete, voorafgaande toestemming om een wervingsreserve aan te leggen.
• Gegevens voor de nieuwsbrief: direct marketing, nieuwsbrieven, uitnodigingen voor onze activiteiten, informeren over onze werking, met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang ten aanzien van bestaande klanten, of jouw expliciete, voorafgaande toestemming als je nog geen klant bent bij OP/TIL. Je kan op elk ogenblik aangeven dat je niet langer onze nieuwsbrieven wilt ontvangen via de opt-out-mogelijkheid in onze nieuwsbrieven of door ons rechtstreeks te contacteren per mail of telefoon.
• Cookies: om onze website te onderhouden en te verbeteren en om persoonsgegevens op te nemen in anonieme statistieken, waaruit de identiteit van specifieke personen of organisaties niet achterhaald kan worden, met als rechtsgrond jouw expliciete, voorafgaande toestemming bij jouw eerste bezoek aan onze website.

Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan derden voor commerciële redenen en enkel aan onderstaande partners en platformen, als het essentieel is voor onze werking:

• Partners voor de webhosting, e-mailhosting
• Partners voor de IT-infrastructuur
• Partners die het CRM-systeem beheren
• Overheidsinstanties
• Software- en cloudleveranciers
• Financiële partners
• Het platform voor het opmaken en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan anderen, dan deze partners. Behalve als het wettelijk verplicht en toegestaan is. We informeren je hier ook over. OP/TIL maakt met deze partners en platformen afspraken over het gebruik en de beveiliging van jouw persoonsgegevens. In de overeenkomst met de externe partner staat wat die partner wel en niet mag doen met jouw gegevens.

Bij evenementen delen wij jouw persoonsgegevens met de partners of mede-organisatoren, die duidelijk worden weergegeven bij inschrijving. 

We delen jouw persoonsgegevens enkel met derden, als je ons daartoe de toestemming gaf. Je kan die toestemming ook intrekken. Het is mogelijk dat OP/TIL jouw persoonsgegevens al deelde, voor je je toestemming introk.

Wij proberen steeds maximaal gebruik te maken van Europese leveranciers, maar als we beroep moeten doen op niet-Europese derden zorgen we ervoor dat jouw gegevens buiten Europa even veilig zitten als hier in Europa. Zo sluiten we waar nodig specifieke contractuele clausules af met deze partners en zorgen we voor bijkomende waarborgen. 

We bewaren jouw persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking, zoals hieronder in detail wordt toegelicht. 

• Deelnemersgegevens: jouw deelnemersgegevens bewaren wij maximaal 5 jaar na het einde van de deelname aan de vorming, workshop of het traject. Je facturatiegegevens moeten we om wettelijke redenen 7 jaar vanaf het kalenderjaar volgend op de factuurdatum bewaren. Persoonsgegevens, gelinkt aan intergemeentelijke samenwerkingsverbanden (IGS’en) bewaren we gedurende de beleidsperiode van deze samenwerkingen. We bewaren de gegevens nog 3 jaar na die periode en anonimiseren ze nadien, tenzij je ons toestemming gaf ze te bewaren, of tenzij wettelijk anders bepaald.
• Contactgegevens: de gegevens die je doorgeeft als je ons belt of mailt, worden voor maximaal 1 jaar na de laatste contactname bijgehouden.
• Projectgegevens: persoonsgegevens van projecten bewaren we tot 10 jaar na het einde van het project. Daarna anonimiseren of verwijderen we de gegevens. Tenzij je ons toestemming gaf ze te bewaren, of tenzij wettelijk anders bepaald.
• Leveranciersgegevens: jouw leveranciersgegevens bewaren wij maximaal 5 jaar na het einde van de samenwerking. Je facturatiegegevens moeten we om wettelijke redenen 7 jaar vanaf het kalenderjaar volgend op de factuurdatum bewaren.
• Sollicitatiegegevens: wij bewaren jouw sollicitatiegegevens zolang de sollicitatieprocedure loopt tot maximaal 3 jaar nadien als je daarvoor toestemming hebt gegeven.
• Gegevens voor de nieuwsbrief: de gegevens voor de nieuwsbrief bewaren wij zolang de inschrijving op de nieuwsbrief loopt.
• Cookies: de bewaartermijnen van persoonsgegevens die verzameld worden door cookies vind je terug in sectie 7 Cookies. 

Persoonsgegevens van bestuurders, freelancers en vrijwilligers bewaren we tot 3 jaar na het einde van een mandaat, opdracht of samenwerking, tenzij je ons de toestemming gaf ze te bewaren of tenzij wettelijk anders bepaald.

Je hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van jouw persoonsgegevens en van het gebruik dat wij van die persoonsgegevens maken of om er een kopie van te vragen. Je hebt ook het recht om de verbetering of (in sommige gevallen) verwijdering van jouw gegevens te vragen.

Je mag in een aantal gevallen opgesomd in de GDPR ook vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. Je hebt het recht om je te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens als je daar ernstige en legitieme redenen voor hebt die onze noodzaak om jouw gegevens te verwerken overstijgen of om een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Je hebt ook steeds het recht om je te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing, zelfs zonder daarvoor een reden te moeten aangeven. Je beschikt over het recht om jouw persoonsgegevens in digitale en leesbare vorm op te vragen en/of aan andere verantwoordelijken over te laten dragen aan een andere dienstverlener van jouw keuze.

Je kan jouw rechten uitoefenen per e-mail naar info@cultuuroptil.be of per post naar Ravensteingallerij 50, 1000 Brussel. 

Tenslotte heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit als blijkt dat wij niet binnen 30 dagen passend gevolg gegeven hebben aan een verzoek op basis van één van de hierboven vermelde rechten: 

GBA / APD
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
T +32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be 

Je kan ook terecht voor de burgerlijke rechtbank voor het vorderen van schadevergoeding.

Wij hebben de gepaste veiligheidsmaatregelen genomen op technisch en organisatorisch vlak om de veiligheid van jouw persoonsgegevens te garanderen. Zo zijn onze server en softwaretools beveiligd met een username en paswoord, gelden er toegangsbeperkingen en passen we waar mogelijk encryptie toe. Verder voorzien wij opleidingen aan ons personeel inzake gegevensbescherming, hebben wij interne richtlijnen rond dataveiligheid en nemen we de gepaste beveiliging in de vorm van up to date antivirus (Protection Agent Service) en firewall beveiliging. 

In geen geval kan OP/TIL aansprakelijk gehouden worden voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

De website cultuuroptil.be gebruikt ook functionele, analytische en marketing cookies. Dit helpt ons om je een betere gebruikerservaring te bieden wanneer je onze website bezoekt en laat ons ook toe onze website te verbeteren. Zonder voorafgaande toestemming plaatsen wij enkel strikt noodzakelijke cookies. Voor alle andere cookies vragen wij eerst jouw toestemming. Onderstaande cookielijst geeft je een overzicht van de cookies die onze website gebruikt:

Functionele cookies:
Wanneer je op deze website inlogt, is een ‘sessiecookie’ nodig om je browser te herkennen en te koppelen aan je gebruikersaccount. Deze cookie heeft een geldigheidsduur van één maand. 

Bij je eerste bezoek aan deze website vraagt een cookiebanner jouw toestemming voor het gebruik van verschillende diensten. Je keuzes per dienst (toestaan of weigeren) worden in een cookie bewaard en bij elk bezoek aan deze website opnieuw toegepast. Deze cookie heeft een geldigheidsduur van één jaar. 

Analytische cookies:
We gebruiken Matomo voor de bezoekersstatistieken op de website. Matomo plaatst een ID cookie om nieuwe en terugkerende bezoekers te herkennen en een sessiecookie om tijdelijke gegevens voor de bezoeker op te slaan. 

Marketing cookies:
Deze cookies zorgen voor de integratie van inhoud van sociale netwerken en externe platformen zoals Vimeo en YouTube op onze websites. Ze kunnen je activiteiten op verschillende websites volgen om een gebruikersprofiel op te bouwen en zo relevantere content aan te bieden op andere bezochte sites.

Cookies geplaatst door YouTube bij het laden van een YouTube-video:

• CONSENT

• VISITOR_INFO1_LIVE

• YSC

• DEVICE_INFO

• __Secure-YEC

• PREF

• SOCS

Contacteer ons:

OP/TIL
Ravensteingalerij 50 
1000 Brussel

02/670 06 70
info@cultuuroptil.be

Meer informatie over cookies vind je ook op: www.allaboutcookies.org.
Meer informatie over online behavioural advertising en online privacy vind je hier: www.youronlinechoices.eu.

Als OP/TIL deze verklaring verandert, dan vermelden we dit op de website.

Laatst bijgewerkt op 30 januari 2025.