Hoe begroot ik een groot, transversaal bovenlokaal cultuurproject?

Je begroting is eigenlijk niets meer of minder dan het vertalen in cijfers van je projectvoorstel. Het zet alle resultaten en activiteiten die je wil realiseren om in middelen: wat heb je ervoor nodig in termen van mensen (personeel of freelancers), materiaal, locaties, werkingskosten, promotie etc. … Wanneer je deze in geld omzet, kom je tot de kosten van je project. Om die kosten te kunnen maken, heb je natuurlijk ook inkomsten nodig. Een eenvoudige begroting bestaat dus steeds uit een inkomstenzijde en een uitgavenzijde.

Indien je een aanvraag voor projectsubsidies doet, mag je bovendien geen ‘winst’ genereren op je project. Je inkomsten en uitgaven zullen dus gelijk moeten zijn. Dit noemen we een begroting in evenwicht. Men beschouwt subsidies ook vaak als ‘deficitfinanciering’, wat betekent dat subsidies er eigenlijk zijn om de inkomsten van je project aan te vullen zodoende de noodzakelijke kosten te kunnen dekken. 

Dit kan samengevat worden in onderstaande simpele berekening:

uitgaven (totale som van de kosten) = inkomsten (totale som van de opbrengsten) 

De inkomsten kunnen bestaan uit eigen middelen van de aanvrager, inkomsten uit verkoop (denk bijvoorbeeld aan de verkoop van tickets, catering, publicatie…), een financiële bijdrage van partners, andere subsidies (bijvoorbeeld van de lokale overheid, fondsen), sponsoring en tot slot de gevraagde subsidie bij Vlaanderen. Het gevraagde subsidiebedrag wordt dus bij voorkeur aangevuld met een gezonde financieringsmix, zodat je project niet volledig afhankelijk is van de projectsubsidie. 
 

Denk er verder aan dat projecten steeds begrensd zijn in tijd. Je maakt bij de aanvraag de begroting op voor de volledige duur van je project, ook als dit over meerdere jaren gaat.  Verschillende subsidiereglementen stipuleren ook vaak de eerste en uiterste datum waarop kosten mogen gemaakt worden die in aanmerking komen voor de subsidie. Dit heet dan de ‘subsidiabele periode’. Hou daar ook steeds rekening mee bij het opmaken van je begroting. 

Een begroting is ook altijd een toekomstprojectie: het is een inschatting van de inkomsten en uitgaven die je denkt te zullen maken. De kunst is evenwel om die inschatting zo realistisch mogelijk te maken en dit te staven met offertes of berekeningen. Indien je dat moeilijk vindt dan kunnen de collega’s van Cultuurloket je helpen om dit zo goed mogelijk te doen. Ook het juistisjuist-platform kan van pas komen bij het becijferen van bijvoorbeeld vergoedingen voor artistieke prestaties. 
Wees in je begroting ook altijd zo transparant mogelijk. Dat wekt vertrouwen bij de beoordelaars van je dossier.  Inbreng in natura kan je in het sjabloon vermelden in de toelichting bij de begroting, maar niet opnemen als effectieve opbrengst. Vergeet niet de afschrijvingsregels te respecteren. 

De zakelijke uitwerking is geen losstaand hoofdstuk, maar een concretisering in cijfers van je inhoudelijke projectplan. De samenhang tussen inhoud en financiën is cruciaal: uit je begroting moet blijken dat het project haalbaar en realistisch is. 

Maak een realistische en heldere kostenraming, zonder al te forfaitaire bedragen. Splits kosten op en licht ze toe, zodat de begroting mee inzicht geeft in de uitvoering van het project. 
Vraag je bijvoorbeeld subsidie aan voor een projectmedewerker? Licht dan in de begroting toe via welk barema je wil uitbetalen, welke anciënniteit en ervaring je verwacht, wat de bijkomende personeelskosten zijn (bijvoorbeeld vakantiegeld, …) en welk tewerkstellingspercentage je voorziet. Vraag eventueel aan een sociaal secretariaat de berekening voor jou te doen. In het inhoudelijke plan verduidelijk je de rol en taken van de medewerker. 

Tip 

• Vermijd forfaitaire kosten zoals bijvoorbeeld een totaalbedrag voor communicatie. Splits de kosten uit en geef meer detail: bijvoorbeeld vormgeving, drukwerk affiche en flyers, publicatie, advertenties… 

• Volg de workshop begroten van Cultuurloket en OP/TIL (deze organiseren we voor elke deadline, kijk even in onze agenda)

• Maak een eigen werkbegroting op en voorzie tijd om deze te vertalen naar het verplichte begrotingsjabloon van het departement CJM.