Hoe begroot ik mijn kleinschalig bovenlokaal project?

Je begroting is eigenlijk niets meer of minder dan het vertalen in cijfers van je projectvoorstel. Het zet alle resultaten en activiteiten die je wil realiseren om in middelen: wat heb je ervoor nodig in termen van mensen, materiaal, locaties, budget, etc. … Wanneer je deze in geld omzet, kom je tot de kosten van je project. Om die kosten te kunnen maken, heb je natuurlijk eerst inkomsten nodig. Een simpele begroting bestaat dus steeds uit een inkomstenzijde en een uitgavenzijde.

Indien je met je projectvoorstel subsidies aanvraagt, mag je bovendien geen ‘winst’ genereren op je project. Je inkomsten en uitgaven zullen dus gelijk moeten zijn. Dit noemen we een begroting in evenwicht. Daarnaast beschouwt men subsidies ook vaak als ‘deficitfinanciering’, wat betekent dat subsidies er eigenlijk zijn om de inkomsten van je project aan te vullen zodoende de nodige kosten te kunnen dekken. Dit kan samengevat worden in onderstaande simpele berekening:

som van de kosten = subsidie + inkomsten
uitgaven = inkomsten

Denk er verder aan dat projecten steeds begrensd zijn in tijd. Je maakt de begroting dan ook op voor de duur van je project. Verschillende subsidiereglementen stipuleren ook vaak de eerste en uiterste datum waarop kosten mogen gemaakt worden die in aanmerking komen voor de subsidie. Hou daar ook steeds rekening mee bij het opmaken van je begroting. Binnen de kleinschalige projecten bedraagt die maximale looptijd één jaar.

Een begroting is ook altijd een toekomstprojectie: het is een inschatting van de inkomsten en uitgaven die je denkt te zullen maken. De kunst is evenwel om die inschatting zo realistisch mogelijk te maken en dit te staven met bronnen of berekeningen. Indien je dat moeilijk vindt dan kunnen de collega’s van Cultuurloket je helpen om dit zo goed mogelijk te doen. Wees in je begroting ook altijd zo transparant mogelijk. Dat wekt vertrouwen bij de beoordeelaars van je dossier.

Bij de meeste projectoproepen is er een sjabloon voor je begroting, dat is ook het geval voor de kleinschalige bovenlokale cultuurprojecten. Desondanks is het aan te bevelen dat je de begroting eerst voor jezelf opmaakt en vervolgens de inkomsten en uitgaven in je sjabloon plakt. De meeste sjablonen clusteren je inkomsten en uitgaven ook per kostensoort.

Globaal genomen wil men uit je begroting volgende informatie kunnen halen: hoeveel subsidie je nodig hebt (in het geval van de kleinschalige projecten maximaal 25.000,00 euro), de verhouding van die subsidies ten opzichte van de totale kost van het project (in het geval van de kleinschalige projecten maximaal 75.000,00 euro), voor welke uitgaven je die zal aanwenden, hoe je dat bedrag berekend hebt, voor welke onderdelen van je project je dit bedrag zal inzetten, welke andere inkomsten je verwacht en hoe concreet die zijn. Laat ons nu even apart de inkomstenzijde en de uitgavenzijde bespreken.

Aan de inkomstenzijde vermeld je in de eerste plaats het gevraagde subsidiebedrag voor het project. In het geval van de kleinschalige bovenlokale cultuurprojecten mag dat bedrag dus niet hoger zijn dan 25.000,00€. Vervolgens som je ook alle andere subsidies op die je voor het project hebt aangevraagd (of wil aanvragen). Let er daarbij wel op dat je in het geval van de kleinschalige projecten géén andere subsidies mag aanvragen bij de Vlaamse overheid voor datzelfde project. Bij lokale overheden of andere organisaties mag dat natuurlijk wel. Daarnaast som je ook je eigen inbreng in het project, de inbreng van partners, mogelijke inkomsten (bijvoorbeeld uit ticketverkoop of uitkoopsommen),
sponsoring/giften of andere inkomstenbronnen op.

Tenslotte geef je ook aan voor welke kosten je de subsidie vooral wil gebruiken. Het is belangrijk te onthouden dat je aan de inkomstenzijde enkel bedragen opneemt voor inkomstenbronnen die je kan uitdrukken in geld. Bijdragen in natura of logistieke ondersteuning door een partner kan je wel vermelden, maar dan zonder bedrag. Zo kan het bijvoorbeeld dat je van een partner gratis gebruik mag maken van diens zaal om je project in te laten doorgaan, dat kan je dan vermelden bij de ‘inbreng van partners’ zonder er evenwel een bedrag op te plakken, namelijk ‘0 euro’.

Onder de uitgaven vat je alles samen waarvoor je binnen je project kosten gaat maken: de inzet van eigen personeel, de aankoop van diensten (zoals freelancers), de aankoop of huur van goederen die je nodig hebt voor je project, de huur van lokalen, verblijfskosten of verplaatsingskosten, administratieve kosten, communicatiekosten, verzekeringen, etc.

Bij de kleinschalige projecten dien je er wel rekening mee te houden dat je geen kosten van eigen personeel mag opnemen in de begroting. Enkel wanneer dat personeel extra werktijd presteert in het kader van het project. Of wanneer je een medewerker aanwerft met specifieke taken binnen het project, zal je dit kunnen inbrengen. Ter hoogte van het percentage VTE van het loon dat op het project gewerkt wordt. Als je een freelancer aanwerft, komt dit trouwens onder ‘aankoop van diensten’ in je begroting, en niet onder personeelskost.

Ook bij een aankoop of huur van goederen geldt bij de kleinschalige projecten dat er geen investeringsgoederen mogen aangekocht worden binnen het project. Investeringsgoederen zijn goederen die je na het project nog verder kan gebruiken, zoals een camera of een laptop. Deze mag je dus wel huren voor de looptijd van je project maar niet aankopen. De enige aankopen van goederen die zijn toegestaan binnen de kleinschalige projecten zijn verbruiksgoederen binnen het project (bv. snacks of drankjes) of (beperkte) goederen die noodzakelijk zijn om het project te kunnen realiseren (bv. rekwisieten, decorstukken, verf, knutselgerief, etc.). Ook voor alle overige uitgaven geldt trouwens dat je die zo goed mogelijk moet specifiëren. Als je bijvoorbeeld een flyer laat drukken onder je ‘communicatiekosten’, vraag dan al een offerte op bij een drukkerij zodat je een exact bedrag kan gebruiken in je begroting.

Als algemene tips geven we tenslotte graag nog volgende zaken mee:

• Het is niet omdat je bij een bepaalde inkomsten- of uitgavencategorie ‘0 euro’ staan
  hebt, dat je het niet moet vermelden. Gebruik gerust de beschikbare tekens in je
  begrotingssjabloon om te argumenteren waarom dat zo is, bv. omdat je aanbod
  gratis is of omdat je logistieke steun krijgt van een partner.
• Het is belangrijk om, nadat je alles ingevuld hebt, na te gaan of je begroting
  overeenkomt met je inhoudelijk projectvoorstel. Als je bijvoorbeeld in je inhoudelijk
  luik melding maakt van ticketverkoop, zorg dan dat er aan de inkomstenzijde in je
  begroting een schatting van die opbrengst wordt gemaakt, of omgekeerd, als je in je
  begroting kosten aanrekent voor de organisatie van workshops, zorg dan dat die
  workshops vermeld staan in je inhoudelijk plan.
• De indienende vzw is steeds diegene die verantwoordelijk is voor het opvolgen van
  het project en de begroting. Het is ook op diens naam dat alle facturen van het
  project moeten staan. Indien een partner dus kosten maakt binnen het project is het
  noodzakelijk dat er doorgefactureerd wordt naar de indiener. Maak daar bij het
  begin duidelijke afspraken over. Zeker wanneer één van beide partners btw-plichtig
  zou zijn en de andere niet. Die eerste kan dan immers zijn btw terugvorderen en
  mag die niet opnemen in zijn begroting.
• Actualiseer kosten. Het kan dat je vroeger reeds projecten deed en dat het makkelijk
  is bepaalde gegevens uit je begroting gewoon te kopiëren. Ga echter zeker na of de
  prijzen nog niet veranderd zijn (zeker wat betreft energieprijzen of transport), en hou
  rekening met indexeringen of stijgingen.
   

Tenslotte is het altijd interessant om je dossier (zowel inhoudelijk als de begroting) nog eens te laten nalezen door een derde. Begrijpt die alles zoals jij het bedoeld had? Slaag je erin de inhoud correct over te brengen? Is je begroting transparant en duidelijk? Indien wel, dan rest je enkel om het project in te dienen. Houd alle facturen, bewijsstukken en
kassabonnetjes goed bij zodat je op het einde van je project makkelijk het inhoudelijk en financieel eindverslag kan opmaken. Dit dien je uiterlijk 3 maand na de einddatum van het project via KIOSK in. Je moet die betalingsbewijzen niet mee indienen, wel bijhouden voor in het geval van controle.