Opmaak cultuurnota — Doelstellingen en acties formuleren

Er zijn twee soorten doelstellingen: strategische doelstellingen en operationele doelstellingen. Vooraleer we dieper ingaan op het onderscheid tussen beiden is het belangrijk om te stellen dat de perfecte doelstelling niet bestaat. Je zal altijd iets formuleren wat je nog zal moeten bijschaven doorheen het hele traject. 

Deze fase in het beleidsplanningsproces is misschien wel de moeilijkste. De collega’s van FARO noemen het zelfs “de wanhoopsfase”, omdat het de fase is waarin je een abstracte visie moet gaan concretiseren. Hieronder leveren wij enkele puzzelstukjes die je kunnen helpen, de puzzel leggen zal je evenwel zelf moeten doen. 

Strategische doelstellingen zijn nauw verweven met je missie & visie. Strategische doelstellingen geven aan welke verandering er zou moeten plaatsvinden. Ze vloeien voort uit de beleidskeuzes en geven een antwoord op de vraag “Wat wil je organisatie op de (middel)lange termijn in de samenleving hebben veranderd? en "Welk resultaat of effect is er bereikt aan het einde van de beleidsperiode?”. Deze doelstellingen beschrijven dus vooral het wat en niet het hoe.

Een SD voldoet aan volgende criteria: 

1. Vloeit logischerwijze voort uit je omgevingsanalyse
2. Heeft een aantoonbare link met de conclusies uit je SWOT-analyse of SWO-ART
3. Sluit aan op de missie van je organisatie
4. De realisatie neemt meerdere jaren in beslag (i.e. de beleidsperiode)
5. Het realiseren ervan vereist interventies op meerdere niveaus van je organisatie

Idealiter formuleer je 4-5 SD’s waarvan vaak 1 SD gewijd is aan je interne werking. 

Hoe formuleer je een SD? 

• Leg de focus op het doel, niet de middelen
• Een SD is geformuleerd vanuit de toekomst, alsof ze reeds gerealiseerd is
• Het is de toetssteen voor je voortgangsrapport
• Vermijd conditioneel taalgebruik (we willen, we zouden, we kunnen,…)
• Zegt op een algemeen niveau hoe je je missie realiseert
• Is een referentiekader voor je beleid en dagelijks werk 

Operationele doelstellingen zijn de verdere concretisering van de strategische doelstellingen. Ze geven aan wat je organisatie allemaal gaat realiseren om het strategisch doel waar te maken. Ze vormen de blauwdruk van je verdere stappenplan. OD’s geven dus een antwoord op de vraag “Wat moet je organisatie doen om het gewenste resultaat, zoals geformuleerd in je strategische doestelling, te bereiken?”, het is dus eigenlijk een deeldoelstelling van je SD. 

Strategische doelstellingen worden geformuleerd op het niveau van de samenleving/het veld. Die situatie waar je organisatie naar streeft. 

Operationele doelstellingen worden geformuleerd op het niveau van je organisatie. Het is wat je organisatie doet om die situatie zoals beschreven in je SD te realiseren. 

Strategische doelstellingen zijn dus organisatie-specifiek. 

Een OD voldoet aan volgende criteria:

1. De OD dient ter uitvoering van een SD
2. Een OD heeft betrekking op een lager beleidsniveau dan een SD  en is dus een tussenstap in het bereiken van de SD (naast andere OD’s)
3. Een OD is geformuleerd op kortere termijn of heeft betrekking op een deelgebied van de werking
4. Een OD schept duidelijke resultaatsverwachtingen
5. Een OD is SMART geformuleerd

Hoe formuleer je een OD? 

• Specifiek: wat is de verandering die je wil bereiken, wees concreet!
• Meetbaar: Hoe weet je of je doelstelling gerealiseerd is?
• Acceptabel: de OD wordt gedragen door je organisatie en partners
• Realistisch: is het haalbaar om dit te realiseren in de voorgestelde tijd?
• Tijdsgebonden: wat is de deadline voor het realiseren van de doelstelling?

Analyseer je strategische doelstelling, ontleed die in verschillende elementen en zet die elementen om in concrete, SMART-geformuleerde operationele doelstellingen. 

Vb: SD1 OP/TIL “Het brede culturele veld is overtuigd van de meerwaarde van en zet meer in op bovenlokale samenwerking.”

Een operationele doelstelling operationaliseert je strategische doelen, dit kan je doen door te operationaliseren op:

• Termijn of tijd: OD 1.2 “OP/TIL versterkt potentiële projectindieners door hen toe te leiden naar de meest gepaste projectondersteuning tot 2027”
• Niveau of locatie: OD 1.5 “OP/TIL ondersteunt de IGS’en cultuur bij de nieuwe opdracht om de kleine bovenlokale cultuurprojecten inhoudelijk te beoordelen”

Thema of doelgroep: OD 1.4 “OP/TIL ondersteunt indieners bij de opmaak van kwaliteitsvolle dossiers.” 

Eénmaal je SD’s en OD’s duidelijk geformuleerd zijn kan je de volgende stap zetten in de concretisering. Ofwel door meteen acties te koppelen aan je OD’s, ofwel door er nog een tussenstap in te zetten door eerst resultaten te formuleren en daar dan acties aan te koppelen. 

Er is geen “juiste manier”, dus kies wat voor je werking relevant en werkbaar is. Over het algemeen wordt het formuleren van resultaten als tussenstap vooral toegepast door heel grote organisaties die op veel (deel)terreinen actief zijn en dus veel verschillende ruime OD’s hebben. 

Acties zijn het meest concrete niveau van je beleidsplan. Acties operationaliseren nog verder je doelstellingen. “Wat ga je als organisatie ondernemen om die doelstellingen te bereiken?”

Het is nooit de bedoeling dat je beleidsplan in detail alle acties vastlegt voor de hele beleidsperiode. Dat is onmogelijk. Wel is het de bedoeling dat je op zoek gaat naar voorbeelden of types acties die je doelstellingen concreter maken. Dat doe je best met alle medewerkers. Indien je bepaalde acties niet kan linken aan je OD’s dan kan je je de vraag stellen of ze wel nog nut hebben. 

Voorbeeld: 

OD 1.4 “OP/TIL ondersteunt indieners bij de opmaak van kwaliteitsvolle dossiers” 

Acties: Organiseren van x VRAAG/RAAK sessies, x workshops begroten, consults op maat, schrijftips etc. 

Voor elke actie dien je dan indicatoren te formuleren. Indicatoren staan in voor de verifieerbaarheid van je acties. Ze geven een antwoord op de vraag “Hoe gaan we aan het einde van de rit aantonen/bewijzen dat we bereikt hebben wat we beloofd hadden?”. 

Indicatoren helpen ook om de voortgang te bewaken en tussentijdse evaluaties te doen. 

Indicatoren in bovenstaande voorbeeld: aantal deelnemers VRAAG/RAAK, aantal consults, boekje met schrijftips, evaluatieformulieren, inschrijvingen, etc. 

Als je OD’s of acties SMART geformuleerd zijn is het vaak vrij makkelijk om indicatoren te formuleren. 

Er zijn verschillende soorten indicatoren: 

• Kwantitatieve indicatoren: het aantal VRAAG/RAAK sessies
• Kwalitatieve indicatoren: de evaluatie van de consults
• Resultaatsindicatoren: een publicatie
• Inspanningsindicatoren: stappen die je gezet hebt om…
• Directe of indirecte indicatoren: vb.: voor het meten van de tevredenheid kan je direct meten (evaluatieformulieren) of indirect meten (klachtenprocedure). 

Bepaal ook via welke methode, aan welke frequentie, op welk moment en aan de hand van welke bronnen je gaat meten. Als je dit op voorhand vastlegt dan heb je die informatie voorhanden wanneer je ze nodig hebt en moet je niet halsoverkop data verzamelen als je tussentijds verslag er aan komt. Het is een cliché maar voorbereiding is het halve werk!