Schrijftips voor een duidelijk projectdossier
Je wil subsidies aanvragen voor een cultureel project? Je werkt aan een dossier, en bent – bijna – klaar om alles neer te pennen in KIOSK, het aanvraagsysteem van de Vlaamse overheid. Hoe doe je dat op een heldere, begrijpelijke manier voor jouw lezer? Voor iemand die jou én je werking misschien niet kent. Gebruik deze tips.
Wanneer zijn deze tips handig?
Het voorbereidende denkwerk is achter de rug. Ideeën zijn uitgewerkt tot een helder projectplan en afspraken met partners zijn gemaakt.
Lees goed de vragen in KIOSK. Klik op het info-icoontje bij een vraag. Je krijgt er meer detailinformatie over de vraag. Zo schat je beter in welke informatie er nodig is.
Tip 1 — Hou je lezer in het achterhoofd
Een buitenstaander moet begrijpen waarover het gaat. Het is iemand die jouw organisatie, jouw partners en projectidee niet kent.
Hoe?
Geef dus voldoende, maar ook niet te veel informatie. Vermijd jargon of vaktaal, en afkortingen. Wees concreet.
Voorbeeld
- Niet: Het DKO werkt samen met het IGS om zoveel mogelijk AK-verenigingen te bereiken.
- Wel: De kunstacademie uit Wezelaar werkt samen met de intergemeentelijke samenwerking Wezeland. Zo spreken we een ruimere groep amateurkunstenaars uit de regio aan.
Tip 2 — Gebruik korte zinnen
Gebruik korte zinnen. Beperk je tot de essentie. Lezers verdwalen in te lange zinnen, waardoor ze sneller zijn afgeleid.
De commissieleden lezen de dossiers vooral op een computerscherm. Dat leest anders dan op papier. Korte zinnen zijn makkelijker te lezen op een scherm.
Hoe?
- Laat een zin maximaal uit 10 woorden bestaan.
- Splits een lange zin op door er punten in te plaatsen.
- Schrap overbodige woorden.
Voorbeeld
- Niet: We zijn van plan om op het einde van het theatertraject een groots presentatiemoment te organiseren met alle betrokken partners waarbij iedereen zijn eigen sterktes in de verf kan zetten.
- Wel: Op het einde van het traject organiseren we een theatervoorstelling. Iedere partner zet er zijn sterktes in de verf.
"Schrijf zoals je spreekt."
Tip 3 — Let op je schrijfstijl en taalgebruik
Laat je enthousiasme en goesting voelen aan de lezer! Neem de lezer mee in je verhaal. Zo voelt die zich betrokken bij het project.
Maak actieve formuleringen: vermijd het veelvuldig gebruik van ‘worden’, en te veel hulpwerkwoorden.
Mijd ook twijfelwoorden zoals best wel, in principe, een beetje, misschien, mogelijk en eigenlijk.
Voorbeeld
- Niet: We zouden deze muziekworkshop willen uitwerken voor en met kinderen in armoede en eventueel kan die uitgebreid worden naar jongeren in armoede.
- Wel: Deze muziekworkshop werken we uit voor en met kinderen in armoede. Als het zinvol is, bereiden we uit naar jongeren in armoede.
Tip 4 — Schrijf positief
Gebruik positieve woorden en vermijd te veel negaties.
Voorbeeld
- Niet: Helaas weten we nog niet of deze partner met ons kan samenwerken.
- Wel: We onderzoeken op dit moment of deze partner met ons zal samenwerken.
Tip 5 — Schrijf zoals je spreekt
Vermijd onpersoonlijke verwoordingen en oubollige taal. Schrijf zoals je spreekt. Je gebruikt natuurlijk geen dialect, wel Standaardnederlands.
Voorbeeld
- Niet: Aangaande het tijdsverloop weet men echter nog niet wat de impact hier zal zijn, er wordt hierover desbetreffend nog teruggekoppeld.
- Wel: De invloed op de timing is nog niet duidelijk. Als er meer duidelijk is, krijg je de informatie.
Tip 6 — Schrijven is schrappen
Schrijven is schrappen. Is je antwoord op een vraag een volledige pagina lang? Maak er dan een halve pagina van. Schrap overbodige informatie, of herformuleringen.
Lukt het niet om dit zelf te doen? Laat iemand anders voor jou schrappen.
Tip 7 — Doseer je herhalingen
Je mag herhalen in je dossier. Maar doseer en doe het op de juiste momenten. Soms is dat om iets te benadrukken en soms om iets meer verdiepend uit te werken.
Tip 8 — Laat je dossier nalezen
Laat je dossier nalezen door iemand die niet betrokken is bij het project.