Je IGS zakelijk opstarten
Start je een intergemeentelijk samenwerkingsverband (IGS)? Dan sta je voor een boeiende, maar complexe uitdaging. Verschillende lokale besturen rond één missie brengen, vraagt om duidelijke afspraken, slimme keuzes, gedeeld eigenaarschap én een degelijke zakelijke onderbouw.
Deze tips helpen je om van bij de start een werkbare en duurzame samenwerking uit te bouwen.
Schakel expertise in
Lokale besturen beschikken over veel ervaring en kennis in: personeelsbeleid, financieel beheer, juridische structuren en organisatiestructuur.
Maak daar gebruik van. Zoek actief naar collega’s binnen de deelnemende gemeenten die hun kennis willen delen. Een personeelsdienst of financieel directeur van een grotere gemeente kan je helpen met sjablonen, procedures of begrotingen. Zo win je tijd én verhoog je de kwaliteit.
Tip
Nog niet alle vragen opgelost? Zijn de lokale experten moeilijk bereikbaar? Veel besturen zijn aangesloten bij VVSG, de ledenorganisatie van steden en gemeenten. Als ledenvereniging kunnen zij jullie verder op weg helpen.
Zorg voor een heldere structuur
Een stevige structuur biedt houvast. Je vindt ondersteuning in het kennisbankartikel ‘de oprichting van een projectvereniging’. We focussen hierbij op projectverenigingen, omdat we ervan uitgaan dat je bij een 'dienstverlenende vereniging' meer hulp vindt bij ondersteunende administratieve diensten.
En, vergeet ook de verzekeringen en aansprakelijkheid niet.
Stel het bestuur samen
Bij de oprichting is het ook belangrijk om na te denken over de samenstelling van je bestuur en welke rollen zij opnemen.
Principes als richtingaanwijzer
De Bestuurscode Cultuur is opgebouwd rond 8 heldere principes. Niet alles is letterlijk toepasbaar in een IGS, maar ze kunnen wel als leidraad dienen. Ze helpen je om:
- ethisch en transparant te werken
- heldere besluitvorming te hanteren
- evenwicht te zoeken tussen controle en vertrouwen
Bij OP/TIL denken we graag met je mee over hoe deze principes een plek kunnen krijgen in jouw samenwerkingsverband. Contacteer je regioconsulent.
Een gezond financieel plan
Zakelijk beheer is fundamenteel. Denk van bij de start na over:
Een meerjarenbegroting
- Stel ze op in samenhang met je inhoudelijke werking.
- Maak een realistische inschatting van inkomsten en uitgaven.
- Voorzie een jaarlijkse indexering van minstens 2% voor prijsstijgingen en loonsverhogingen.
Regelmatige opvolging
- Evalueer per kwartaal of halfjaarlijks.
- Kijk na hoe de cijfers zich verhouden tot de oorspronkelijke begroting.
- Hou de vaste kosten en reservevorming in de gaten.
Boekhouding: wie doet wat?
- Onderzoek of één van jouw lokale besturen je kan ondersteunen.
- Geen interne oplossing? Dan is een externe boekhouder aan te raden. Spreek goed af wie wat doet: welk voorbereidend werk doe je zelf, wat doet de boekhouder.
- Werk meteen met het sjabloon van de Vlaamse overheid. Zo voorkom je dubbel werk! Maak ook daarover duidelijke afspraken.
Denk ook aan controle: een onafhankelijk persoon dient een verslag van financieel toezicht op te maken (bedrijfsrevisor, niet-betrokken erkende accountant of personeelslid van een gemeente).
→ projectvereniging bij Cultuurloket
Niet te vergeten
- Zorg voor een goede regeling rond verzekeringen en aansprakelijkheid.
- Hou rekening met het spreidingsritme van subsidies. Vooral in het eerste jaar is het zinvol om hierover goed af te stemmen met de lokale besturen. Kunnen zij hun subsidie uitzonderlijk vroeg storten, zodat je kan starten met een kapitaal? De Vlaamse overheid hanteert het volgende principe:
- 45% voorschot vanaf 1 februari
- 45% voorschot vanaf 1 juli
- 10% saldo na verantwoording
Meer lezen bij Cultuurloket:
Wie doet wat: concrete afspraken
Een helder organogram brengt rust. Start vanuit je missie: wat wil je realiseren, en wie moet wat doen? Maak afspraken over:
- Wie is waarvoor verantwoordelijk? Wie neemt daarin de leiding?
- Welke gemeente neemt welke taken op?
- Hoe beslis je? Wie betrek je daarbij?
- Welke procedures gelden voor budgetten, communicatie en personeel?
→ Meer lezen bij Cultuurloket:
Blijf werken aan je draagvlak
Een IGS is meer dan een samenwerking op papier. Het is een netwerk van mensen. Je versterkt dat netwerk door regelmatig overleg (strategisch én operationeel, inhoudelijk én zakelijk) en transparante communicatie. Onderschrijf met jouw netwerk regelmatig opnieuw de gedeelde missie en visie. Zo blijf je samen bouwen aan onderling vertrouwen en aan een duurzame samenwerking op lange termijn.
Hou het werkbaar én flexibel
Een perfecte blauwdruk bestaat niet. Start met wat werkbaar is en stuur onderweg bij. Groei in fases, leer van anderen, ga in gesprek.
Vergeet ook je collega’s niet, in het lerend netwerk OPTEL bijvoorbeeld. En, natuurlijk de regioconsulenten van OP/TIL.