Oprichten van een juridische structuur: de projectvereniging
Je besliste om met verschillende lokale besturen samen te werken rond cultuur.
En je wil daarvoor werkingssubsidies aanvragen via het Bovenlokale Cultuurdecreet?
Dan moet je die samenwerking formeel maken door een intergemeentelijk samenwerkingsverband met rechtspersoon op te richten. Die formalisering kan verschillende vormen aannemen.
In dit artikel focussen we op de vorm van de projectvereniging.
We doorlopen de stappen van oprichting en helpen met sjablonen van officiële documenten in dat proces. We halen ook kort de vorm van de dienstverlenende vereniging aan.
De sjablonen werden opgemaakt door AURION LAW in opdracht van Cultuurloket en OP/TIL. Ook de collega’s van FARO lazen mee. In de sjablonen zijn daarom naast formuleringen voor bovenlokale cultuur, er ook voor cultureel erfgoed, onroerend erfgoed en andere deelwerkingen te vinden. Deze deelwerkingen zijn niet verplicht, maar komen in de praktijk wel voor. Pas de sjablonen aan op basis van de lokale en bovenlokale noden.
Formeel samenwerken: welke juridische vorm is de beste?
We zetten de mogelijke (juridische) vormen van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden op een rijtje. Bekijk de infografiek.
Binnen de culturele samenwerkingsverbanden zijn de projectvereniging (PV) en de dienstverlenende vereniging (DVV) de meest gebruikte vormen.
De belangrijkste vuistregel is: organiseer je niet zwaarder dan nodig voor de vooropgestelde ambitie. En die ambitie kan van regio tot regio en van samenwerking tot samenwerking verschillen. De juiste vorm kiezen is dus maatwerk.
Let wel, de Vlaamse overheid verwacht in het kader van bepaalde erkenningen en subsidies (erfgoedcellen, Bovenlokale Cultuur …) dat het gaat om een samenwerkingsverband met een rechtspersoon. Dat is niet zo onlogisch, aangezien intergemeentelijke samenwerkingsverbanden in de praktijk eigen budgetten beheren en personeel in dienst hebben.
Onderzoek interessante combinaties
Bekijk welke interessante clusters er in jouw regio mogelijk zijn. Er zijn immers een aantal parallelle Vlaamse oproepen (Jeugd, Cultureel Erfgoed, IOED, Bovenlokaal …) waar misschien wel interessante combinaties te maken zijn die samen kunnen gebracht worden onder één (juridische) structuur.
FARO, OP/TIL en VVSG voerden een grondig onderzoek naar de beste organisatievormen voor intergemeentelijke samenwerking. Ze kwamen tot vier modellen die inspelen op de verschillende behoeften van intergemeentelijke samenwerkingsverbanden. Geen standaardoplossingen, wel flexibele modellen die je kan aanpassen op maat van jouw regio.
De projectvereniging
De meeste lokale besturen kiezen ervoor om formele culturele samenwerkingen in de vorm van een projectvereniging te gieten. Dat is de eenvoudigste en lichtste vorm.
Het voordeel van een projectvereniging is dat het een vrij wendbare organisatievorm is. Je kiest voor een duidelijke structuur, met een beperkt aantal regels, en een afgelijnde inhoudelijke doelstelling voor het ‘project’. Zo is het is voor alle betrokken gemeenten heel duidelijk waarrond je samenwerkt. Het geeft je ook de mogelijkheid om personeel aan te werven. De projectvereniging moet elke 6 jaar hernieuwd worden. Dat is een democratisch principe, maar brengt wel wat administratie met zich mee. Voor administratieve ondersteuning is de PV op zichzelf aangewezen. We raden aan om je oor te luister te leggen bij de ondersteunende diensten van de deelnemende gemeenten.
De oprichting ervan vraagt een aantal stappen.
Voorbereiden van de oprichting van een projectvereniging
Vraag het mandaat
OP/TIL adviseert om van bij de start van jouw proces minimaal de colleges van burgemeester en schepenen van de verschillende gemeenten te betrekken. Het is belangrijk dat zij jou de tijd en ruimte geven om op verkenning te gaan en onderzoek te laten doen.
Claim dit als een onderdeel van jouw takenpakket. Het is ook belangrijk dat ze vanaf het begin mee zijn met het verhaal. Vraag hen vanaf het begin om een engagement.
Met een checklist bieden we jou houvast en inspiratie om dat engagement te vragen. Gebruik het bij de opmaak van een engagementsverklaring.
Maak een tijdslijn op
De goedkeuring voor de oprichting van een projectvereniging neemt tijd in beslag. Wij raden aan om hiervoor minimaal twee maanden te voorzien.
In die periode moeten verschillende documenten goedgekeurd worden door verschillende instanties. Je brengt dit best op voorhand in kaart om verrassingen te vermijden. Maak een retroplanning op. Noteer de deadline die je moet halen en situeer alle nodige stappen daarvoor in tijd.
Een schepencollege vergadert in principe wekelijks, een gemeenteraad maandelijks.
Lever agendapunten tijdig aan. De vergaderdata verschillen van bestuur tot bestuur.
Tips
- Vraag op voorhand per lokaal bestuur de vergaderdata na en de data waarop voorbereidende stukken moeten worden aangeleverd.
- Ken en hou rekening met de interne procedures van de verschillende betrokken lokale besturen.
- Heel wat lokale besturen beschikken zelf ook over juristen. Laat stukken ook even door hen nalezen. Hieronder alvast een aantal sjablonen die vrij kunnen aangepast worden aan de lokale noden.
Laat de eerste afspraken bekrachtigen via de intentieverklaring
Als er na het voorbije onderzoekswerk consensus is over de nood aan een IGS, de inbreng van elke gemeente, de structuur, … dan kan je deze intenties laten bekrachtigen door alle gemeenteraden van de betrokken lokale besturen.
De oprichting van een projectvereniging
Ga je over tot de effectieve oprichting van een projectvereniging, dan moet je nog een aantal stappen doorlopen met de daarbij behorende officiële beslissingsdocumenten.
Besluit op de gemeenteraden
Met een gemeenteraadsbesluit agendeer je:
- de samenwerkingsovereenkomst
- de statuten van de projectvereniging
In de samenwerkingsovereenkomst sluit je formeel de samenwerking tussen de verschillende gemeenten. Met de statuten maak je het project waarvoor ze samenwerken concreet.
Let op! In de statuten moet het doel van jouw projectvereniging omschreven worden. Dit kan verschillen van regio tot regio.
Ondertekenen van de oprichtingsakte
Na goedkeuring door alle gemeenteraden kan de oprichtingsakte getekend worden. Die bevoegdheid ligt bij de burgemeester of schepen van bestuur of algemeen directeur (wordt per gemeente bepaald).
De oprichtingsakte leg je na ondertekening binnen de 30 dagen voor aan het Agentschap Binnenlands Bestuur van de Vlaamse overheid.
→ Sjabloon
Vergeet niet om de statuten te publiceren in het Belgisch Staatsblad.
Als je een subsidieaanvraag indient bij de Vlaamse overheid moet die op moment van indiening de statuten daar terugvinden. Reken na de indiening ongeveer op 10 kalenderdagen voor de publicatie.
Samenstelling Raad van bestuur en opmaak intern reglement
Wanneer de projectvereniging is opgericht (of bij de start van een nieuwe legislatuur), dient elk lokaal bestuur vertegenwoordigers voor de raad van bestuur aan te duiden.
Wij adviseren om binnen de raad van bestuur te werken met een intern reglement waarin meer afspraken worden gemaakt over de dagelijkse werking. Dit reglement wordt goedgekeurd door de raad van bestuur en hoeft niet naar alle aparte gemeenteraden.
→ Sjabloon
Afspraken omzetten in de praktijk
Na de oprichting start natuurlijk het dagdagelijkse werk om de ambities geformuleerd in doelstellingen en acties om te zetten in de praktijk. Een organisatie vraagt dagelijks een goede aansturing, financiële opvolging …
Wil je nog meer te weten komen over het goed besturen en beheren van een organisatie, neem een kijkje op de kennisbank van Cultuurloket.
De dienstverlenende vereniging
Naast de projectvereniging kiest een beperkt aantal lokale besturen om de cluster cultuur in te bedden in een dienstverlenende vereniging (DVV). Cultuur is zo een onderdeel van een groter geheel van andere beleidsdomeinen.
Voordeel daarvan is dat je onder andere gebruikmaakt van een sterkere ‘back office’ en dat er nieuwe verbindingen met andere domeinen ontstaan (bv. rond sociaal beleid, ruimte … ). Een aandachtspunt bij deze constructie is dat er voor de ‘zachtere’ sectoren voldoende politieke of beleidsmatige aandacht van de Raad van Bestuur moet zijn. In grote verbanden staat cultuur niet noodzakelijk op het voorplan. Soms geeft een zwaardere structuur beperkingen in de ‘speelruimte’ om dingen te doen omwille van algemene procedures, werkwijzen … die gelden (bv. om snel en vlot met maatschappelijke partners afspraken te kunnen maken).
Toch zijn dergelijke situaties deels op te vangen, door bijvoorbeeld met een stuurgroep van schepenen van cultuur te werken en afspraken te maken over de autonomie van die stuurgroep om de culturele samenwerking inhoudelijk vorm te geven, een stuk operationeel aan te sturen … Belangrijk dus om op voorhand hier goed over na te denken, heldere afspraken te maken en die te formaliseren.
Een vraag?
- Een juridische vraag? Cultuurloket heeft een netwerk van juristen om je verder te helpen.
- Voor juridische dienstverlening kan je ook terecht bij Evelyne Maes van Aurion. Als je laat weten dat je via OP/TIL bij hen terecht kwam, krijg je een voordeeltarief.