Stap 1 — Maak je keuze
De Vlaamse overheid voorziet 2 opties voor bovenlokale projectsubsidies. Neem de reglementen erbij.
Maak de juiste keuze door te vergelijken:
- Ben je een kleinere culturele speler, duurt je project maximaal 1 jaar en vraag je minder dan 25.000 euro subsidie? Kies dan voor de kleinschalige bovenlokale cultuurprojecten.
- Werk je aan een groter project, eventueel voor meerdere jaren, zet je in op bredere partnerschappen, de functies en eventueel ook beleidsprioriteiten? Kies dan voor de bovenlokale cultuurprojecten.
Heb je nog vragen? Stel je vragen tijdens VRAAG/RAAK.
Stap 2 — Maak een helder projectplan, samen met partners
Maak je idee concreet
Een pril idee kan nog alle richtingen uit. Werk het idee concreet uit en maak afspraken met je partners. Zo kom je tot een haalbaar en duidelijk projectplan.
- Bekijk het aanvraagformulier voor een kleinschalig bovenlokaal cultuurproject (onder deze opsomming).
- Of bekijk het aanvraagformulier voor een bovenlokaal cultuurproject.
- Stel je vragen als waarom, wat, voor wie, met wie, waar, wanneer en bepaal de nodige concrete stappen en timing om alles te realiseren.
- Wat maakt je project bovenlokaal: de locaties van de activiteiten, de samenwerking, de noden, de doelgroep of een mix van dit alles? Beschrijf dit.
Vind de juiste partners en maak afspraken
Met welke partner of partners zal je samenwerken? Waarom kies je hen? Erken en benoem elkaars expertise en maak duidelijke inhoudelijke en financiële afspraken.
Tip!
Steek je licht op bij jouw intergemeentelijke samenwerkingsverband cultuur (IGS). Sommige IGS’en geven feedback op je project.
Werk je aan een subsidiedossier voor de volgende deadline? Maar je zit nog met enkele vragen en twijfels? Boek dan een Consult op Maat.
Stap 3 — Maak je begroting op
De begroting is een belangrijk onderdeel van je aanvraagdossier. Je maakt daarmee een realistische en cijfermatige inschatting van je project. Wat kosten alle acties, en welke inkomsten voorzie je? Wat dragen de partners bij?
Weinig ervaring met begroten?
- Vóór elke deadline plannen we een workshop ‘Hoe begroot ik mijn project?’ samen met de collega’s van Cultuurloket. Op donderdag 25 april 2024 voor de bovenlokale cultuurprojecten.
- Stel je vraag tijdens VRAAG/RAAK. Op 22 februari 2024 en 2 mei 2024 sluit een consulent van Cultuurloket aan om financiële vragen te beantwoorden.
- Of maak een afspraak met Cultuurloket.
Tip!
- Wordt het een meerjarig project (Let op! Een kleinschalig bovenlokaal project duurt maximaal 1 jaar)? Motiveer in je dossier waarom. Beschrijf het groeiproces dat het project nodig heeft. Dien bij de aanvraag meteen een begroting in voor alle jaren.
- Lees enkele conclusies uit de workshop begroten.
- Zoek je nog extra inkomsten? Lees deze tips over een financieringsmix voor je project.
Stap 4 — Dien in via KIOSK
Bekijk vóór je indient deze tips:
- Verfijn je tekst, lees onze schrijftips. En laat je dossier nalezen door iemand die jouw project niet kent.
- Dien je aanvraag tijdig én volledig in via KIOSK. KIOSK is de online applicatie van de Vlaamse overheid. Log in met je eID. Verken KIOSK ruim op voorhand. Download hieronder de handleiding voor KIOSK. Heb je technische vragen? Mail naar kiosk@vlaanderen.be.
- Heb je een vraag over een subsidie of erkenning, een vergunning of attest? Stel ze via het contactformulier van KIOSK of bel naar de algemene Vlaamse infolijn 1700.
- Vanaf 2 maanden voor elke deadline kan je starten met het invullen van het aanvraagformulier. Het formulier bestaat uit vragen die je via invulvelden beantwoordt. Het aantal tekens is beperkt. Alle informatie moet in de invulvelden, ook de begroting.
Let op!
- Bij je dossier voor een bovenlokaal cultuurproject kan je een intentieverklaring van één of meer partners opladen, als bijlage. Je kiest zelf wat in dat document staat. Dit is niet verplicht, maar zet je aanvraag kracht bij.
- Is de aanvrager van een kleinschalig bovenlokaal cultuurproject een gemeente, een autonoom gemeentebedrijf (AGB) of district en geen deel van een intergemeentelijk samenwerkinsgverband cultuur (IGS)? Voeg dan een intentieverklaring toe. Download het sjabloon hieronder.
Je haalde de deadline? Super! Maar wat nu?
- 2 weken na de deadline weet je of het project ontvankelijk is: het Departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid checkt alle formele voorwaarden.
- Het Departement Cultuur, Jeugd en Media toetst je project af aan de criteria en formuleert een advies, voor de kleinschalige bovenlokale cultuurprojecten.
- Een commissie van experten toetst je project af aan de criteria en formuleert een advies, voor de bovenlokale cultuurprojecten.
- De minister van cultuur ontvangt het advies en neemt de beslissing.
Wanneer weet je of je subsidies krijgt?
Voor de bovenlokale cultuurprojecten: rond 15 oktober (voor de deadline van 15 mei) en rond 15 april (voor de deadline van 15 november).
Voor de kleinschalige bovenlokale cultuurprojecten: rond 15 juni (voor de deadline van 1 maart) of 15 december (voor de deadline van 1 september).
Goed om weten: alle communicatie vanuit de Vlaamse overheid gebeurt via KIOSK.
Je kreeg een positief advies? OP/TIL zette enkele weetjes op een rij voor het vervolg.
Vragen?
Heb je vragen over het reglement of de procedure? Neem contact op met het departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid:
- mail naar bovenlokaal.cjm@vlaanderen.be
- of bel naar 02 553 42 27
Het Bovenlokale Cultuurdecreet stuurt sinds 1 januari 2019 deze culturele verbindingen en samenwerkingen.