GE/KEND

Een goedgekeurd project. Wat nu?

2 juni 2020 / Proficiat! Je ontvangt subsidies van de Vlaamse overheid voor je bovenlokaal cultuurproject. Vind hier enkele aandachtspunten bij de uitrol van je project. En bij de verantwoording die je achteraf moet opmaken.

Voor je start: dubbelcheck het advies van de beoordelingscommissie

Lees het advies van de commissie goed door. Je ontving dit per mail op het adres dat je via KIOSK invulde. Misschien staan er nog tips in of aandachtspunten, die je kan gebruiken bij de uitvoering van het project.

Kreeg je niet het volledige gevraagde subsidiebedrag? Zorg ervoor dat je duidelijk weet welk deel van het project wel of niet gefinancierd wordt. Twijfel je? Overleg met iemand van het team transversaal en bovenlokaal bij het departement Cultuur, Jeugd en Media via bovenlokaal.cjm@vlaanderen.be of 02 553 42 27.

Wat houd ik bij gedurende de looptijd van het project?

Alle facturen die je nodig hebt voor het opmaken van de verantwoordingsnota. Deze moeten gericht zijn aan de subsidieaanvrager, en duidelijk gelinkt zijn aan het project. Let er ook op dat alle facturen op naam staan van de aanvrager van de subsidie, zeker als je met verschillende partners samenwerkt.

Alle promomateriaal en documentatiemateriaal, onder meer als bewijs dat je het logo van de Vlaamse Overheid gebruikte. Je hebt dit nodig voor jouw verantwoordingsdossier. Alle persartikels en foto’s over het project.

Zet je in op verduurzamen en voorbeeldfunctie? Documenteer je werkproces in woord en beeld zodat je in de toekomst van die ervaringen kunt leren en de kennis deelt met anderen. Ook wat minder goed loopt, is relevant

Wat mag ik niet vergeten bij de uitrol van mijn project?

Projecten van de indienronde van 15 mei 2020 kunnen ten vroegste starten op 1 januari van het volgende kalenderjaar. Projecten van de indienronde van 15 november 2020 kunnen ten vroegste starten op 1 juli van het volgende kalenderjaar. Facturen voor een project kunnen enkel gelinkt worden aan deze periode.

Breng het logo van de Vlaamse overheid aan op alle gedrukte en digitale communicatie. Informeer bij partners, sponsors en andere subsidiegevers of zij specifieke wensen hebben over logogebruik in jullie communicatie.

Verloopt de uitrol van je project anders dan gedacht? Er verandert iets aan de timing, de deelnemende partners, de acties, de kostenverdeling… ? Belangrijke wijzigingen ten opzichte van jouw aanvraagdossier meld je op bovenlokaal.cjm@vlaanderen.be.

Je bent toegekomen aan een publieksmoment? Nodig de Vlaamse Overheid (bovenlokaal.cjm@vlaanderen.be) en OP/TIL (info@cultuuroptil.be) uit. Je doen een fotogeniek moment? Promotie van een evenement? Kennis delen? Bezorg een beeld en tekst aan OP/TIL voor verdere verspreiding.

Uitbetaling subsidie en verantwoording

Een toegekend subsidiebedrag wordt in twee keer uitbetaald: 90% voorschot (ook voor meerjarige projecten) en 10% saldo. Het saldo van 10% ontvang je uiterlijk twee maanden na een positief advies over je verantwoordingsdossier door de toezichthouder van het departement cultuur, jeugd en media. Een subsidiebedrag tot 7.000 euro wordt in één keer uitbetaald.

Ontvang je een subsidiebedrag dat kleiner is of gelijk aan 7.000 euro dan moet je geen verantwoording indienen. Let op, je moet wel alle bewijsstukken bijhouden voor een steekproefsgewijze controle door het departement Cultuur, Jeugd en Media. Dit tot 10 jaar na afloop van het project. Regel is dat alle facturen die de projectafrekening staven, kunnen opgevraagd worden. Dus niet enkel facturen ter waarde van het gevraagde subsidiebedrag.

Ontvang je een subsidie groter dan 7.000 euro, dan dien je uiterlijk 1 maand na de einddatum van het project de verantwoording in. Dat gebeurt via KIOSK. De einddatum van het project vulde je zelf in bij de aanvraag. De verantwoording bevat een inhoudelijk luik, waarin eventuele afwijkingen ten opzichte van de aanvraag worden toegelicht, en een financieel luik met alle uitgaven- en inkomstenposten en een toelichting. Bewijsstukken, bijvoorbeeld facturen, moeten niet meegestuurd worden, maar kunnen op verzoek opgevraagd worden door het departement cultuur, jeugd en media. Je moet ze dus wel bijhouden, tot 10 jaar na de einddatum van je project. Regel is dat alle facturen die de projectafrekening staven, kunnen opgevraagd worden. Dus niet enkel facturen ter waarde van het gevraagde subsidiebedrag.

Twijfels en vragen over de impact van Covid-19 op de uitrol van jouw goedgekeurd project?

Stel je vraag aan OP/TIL via info@cultuuroptil.be.

Waar vind je hulp.

  • Wijzig je de inhoud van het project? Heb je vragen over subsidiebedrag en looptijd? Mail naar bovenlokaal.cjm@vlaanderen.be
  • Technische vragen over KIOSK? Mail naar kiosk@vlaanderen.be
Leonie Lanssens
Leonie Lanssens

Blijf op de hoogte en schrijf je in voor onze nieuwsbrief.

algemene nieuwsbrief
nieuwsbrief projecten