Wil je een subsidiedossier indienen voor een bovenlokaal cultuurproject? OP/TIL zet samen met Cultuurloket voorafgaand aan elke indienronde een workshop op rond de vraag ‘Hoe begroot ik mijn cultuurproject?’. Naast een presentatie met tips & tricks zijn deze sessies vooral ook dialoogmomenten, waar we proberen jouw vragen te beantwoorden.

Welke vragen stellen deelnemers zoal? Een terugblik op en een inkijk in de workshop van 27 april 2023.

Vraag 1 / Ik werk voor een kleine vzw zonder personeel, maar ik wil mijn subsidies wel gebruiken om een werknemer te betalen. Hoe kan ik dat doen?

Er zijn verschillende mogelijkheden om een werknemer te vergoeden. Als je geen personeel kan aanwerven (wat het geval is bij de meeste kleine vzw’s) dan kan je een werknemer die een statuut als zelfstandige heeft gewoon vergoeden via een factuur. Als de persoon geen statuut als zelfstandige heeft, kan deze zich inschrijven bij een uitzendkantoor voor de cultuursector, zoals AMPLO of Smart. Zij doen het nodige in verband met sociale zekerheid en sociale lasten om de persoon, via hen, tewerk te stellen. Voor de correcte verloningen kan je terecht op juistisjuist.be

Vraag 2 / Ik wil een 3-jarig project indienen. Hoe kan ik in mijn begroting al weten wat mijn uitgaven in het derde jaar zullen zijn? Dat is toch nog veel te ver weg?

Een begroting is een inschatting van de inkomsten en uitgaven, en blijft dus tot op zeker hoogte een voorspelling. Je dient dus op basis van de beschikbare gegevens zo realistisch mogelijk in te schatten wat je inkomsten en uitgaven zullen zijn. Binnen deze projectoproep houden de beoordelaars ook rekening met een zekere mate van onvoorspelbaarheid. Je moet vooral de begroting van het eerste projectjaar gedetailleerd uitwerken. Voor jaar 2 en 3 is het voldoende, als de grote lijnen uitwerkt.

Weet ook dat je tussen budgetlijnen altijd mag schuiven zolang je totale uitgaven niet veranderen. Dit doe je
uiteraard mits de juiste argumentatie en uitleg bij de afrekening. Ben je toch onzeker over je beslissingen? Toets deze dan snel even af bij het departement Cultuur.

Vraag 3 / Kan ik een deel van mijn algemene kosten doorrekenen in het project? Wij kopen bijvoorbeeld koffie in voor onze dagdagelijkse werking, maar door het project verwachten we veel meer volk en zal er dus meer koffie gedronken worden. Mogen we die meerkost inbrengen en hoe?

Je kan met projectmiddelen een deel van je algemene kosten (ook wel overhead-kosten genoemd) begroten. Dat deel moet wel overeenstemmen met het aandeel van het project waarvoor het bestemd is. Concreet kan je dus het loon van een medewerker die 20% van zijn tijd op een project werkt, inbrengen voor 20% van zijn bruto maandloon. Dit dien je te bereken aan de hand van zijn contract en te bewijzen aan de hand van zijn loonfiche bij de afrekening.

Zo kan je ook de bijkomende aankoop van koffie berekenen. Zal er door het project 50% meer koffie geconsumeerd worden? Dan kan je een extra 50% aankoop van koffie rechtvaardigen in je projectbegroting en dit bij de afrekening rechtvaardigen met een aankoopbon.