Stap 1 — Leer de subsidielijn beter kennen
- Deed je de snelle check, om te zien of deze subsidielijn iets voor jou is?
- Check op voorhand de vragen die je moet beantwoorden voor de Vlaamse overheid in KIOSK.
- Deze lijst met veelgestelde vragen geeft extra informatie.
- Naast de verplichte criteria hecht de Vlaamse overheid belang aan drie beleidsprioriteiten. Speelt jouw project hierop in? Leg in je dossier uit waarom je dit doet. Het versterkt je dossier.
Heb je nog vragen? Stel ze tijdens VRAAG/RAAK.
Stap 2 — Maak een helder plan, samen met partners
Maak keuzes
Een idee kan nog alle richtingen uit. Om tot een projectplan te komen, maak je keuzes:
- Welk doel streef je na? Waarom doe je dit?
- Wie wil je bereiken met jouw project? Voor wie doe je het?
- En op welke plek doe je dat best? Waar vind je publiek, deelnemers of expertise? Welke grenzen steek je over?
- Hoe grensverleggend is je project? Wat maakt het bovenlokaal?
- Met welke partners zal je samenwerken?
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de plannen? Wees realistisch. Wordt het een meerjarig project? Motiveer in je dossier waarom. Beschrijf het groeiproces dat het project nodig heeft.
Denk ook aan het verduurzamen van je project. Wat gebeurt er na afloop? Hoe neem je de resultaten mee in de toekomst? Hoe deel je ervaringen en kennis?
Vind de juiste partners en maak afspraken
Zoek partners en neem hun blik mee in het verdere proces. Erken en benoem elkaars sterktes en expertise.
Check deze bronnen om partners te vinden:
- Steek je licht op bij jouw intergemeentelijke samenwerkingsverband cultuur. Deze intergemeentelijke samenwerkingsverbanden (IGS’en) kennen regionale spelers binnen de cultuursector, en uit andere domeinen. Sommige IGS’en geven feedback op je project.
- Bekijk bestaande bovenlokale netwerken in andere beleidsdomeinen om expertise in huis te halen.
- Breng mogelijke partners in kaart met de toolkit van OP/TIL.
Tips!
Krijgt de samenwerking meer vorm, maak dan heldere afspraken: Wie neemt welke rol op? Wie doet welke taken? Wie doet welke financiële inbreng?
Bij je aanvraagdossier kan je een intentieverklaring van een partner opladen als bijlage. Je kiest zelf wat in dat document staat. Maak het concreet voor een overtuigend dossier.
Werk je aan een subsidiedossier voor één van de volgende deadlines (telkens op 15 mei & 15 november)? Maar je zit nog met enkele vragen en twijfels?
Stap 3 — Maak een financieel plan
Het inhoudelijk verhaal ligt er. Tijd om de zakelijke kant uit te werken. De beoordelingscommissie legt het inhoudelijke plan naast het zakelijke plan: zijn ze een vertaling van elkaar? Is het realistisch? Is er een eigen inbreng? Is er bij de partners ook een financieel engagement? Gaat het om een meerjarig project, dan maak je een begroting voor meerdere jaren.
Weinig ervaring met begroten? De collega’s van Cultuurloket weten raad.
We plannen samen met Cultuurloket een workshop ‘Hoe begroot ik mijn cultureel project?’.
Volg de online workshop op 27 april 2023. Of, bekijk het webinar.
Tip!
Denk goed na over de financieringsmix voor je project.
Stap 4 — Dien in via KIOSK
Bekijk voor je indient deze tips:
- Verfijn je tekst, lees onze schrijftips. En laat je dossier nalezen door iemand die jouw project niet kent.
- KIOSK is de online applicatie van de Vlaamse overheid. Log in met je eID. Doe dit niet op het allerlaatste moment! Verken KIOSK ruim op voorhand. Er is een handleiding voor KIOSK. Heb je vragen? Mail naar kiosk@vlaanderen.be. Vanaf 2 maanden voor de deadline is het KIOSK-formulier beschikbaar. Het bevat vragen en invulvelden met een maximaal aantal tekens — inclusief spaties. Bereid je aanvraag voor met het blanco formulier.
- Laad intentieverklaringen van partners op als bijlage. Dit is de enige toegelaten bijlage bij je dossier. Alle andere informatie moet in de invulvelden landen, ook de begroting.
Je haalde de deadline? Super! Maar wat nu?
- 10 werkdagen na de deadline weet je of het project ontvankelijk is: het departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid checkt alle formele voorwaarden. Zelf nog eens dubbelchecken? Bekijk deze tool.
- een commissie van experten beoordeelt de projecten en formuleert een advies
- de minister van cultuur beslist maximaal 5 maanden na de indiendatum of en hoeveel subsidies je krijgt en voor welke periode. Concreet krijg je rond 15 oktober nieuws voor de deadline van 15 mei en rond 15 april voor de deadline van 15 november.
Goed om weten: alle communicatie vanuit de Vlaamse overheid gebeurt via KIOSK.
Je kreeg een positief advies? OP/TIL zette enkele weetjes op een rij voor het vervolg.
Vragen?
Heb je vragen over het reglement of de procedure? Je kan ook contact opnemen met het departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid:
- mail naar bovenlokaal.cjm@vlaanderen.be
- of bel naar 02 553 42 27
Het Bovenlokale Cultuurdecreet stuurt
sinds 1 januari 2019 deze culturele verbindingen en samenwerkingen.
